Google Docs là một công cụ soạn thảo văn bản rất hữu ích, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu một cách dễ dàng và linh hoạt. Ngoài ra, ứng dụng này còn có nhiều tính năng đặc biệt khác mà không phải ai cũng biết. Hãy cùng PUBGPCFREE.COM tìm hiểu chi tiết về ứng dụng soạn thảo thông minh và đa năng này trong bài viết kiến thức dưới đây.
1. Google Docs là gì?
Google Documents, hay còn được gọi là Google Docs, là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google. Ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng đa dạng như soạn thảo văn bản, tạo trình chiếu và tạo bảng tính.
Google Tài liệu (Google Docs) là một công cụ cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Ngoài việc tạo ra các văn bản, nó còn cho phép chia sẻ tài liệu với người khác và thực hiện trình chiếu trực tuyến trong thời gian thực, cũng như tương tác để chỉnh sửa chung.
2. Phương thức hoạt động của Google Docs là gì?
Để sử dụng Google Tài liệu, người dùng cần đảm bảo rằng điện thoại hoặc máy tính của họ đã kết nối với internet và đã đăng nhập vào tài khoản Google.
- Mỗi tài khoản thông thường được cung cấp miễn phí dung lượng lưu trữ là 10GB và 1GB cho các định dạng dữ liệu.
- Google Tài liệu có tính năng tự động lưu, giúp lưu lại nội dung văn bản mà người dùng soạn thảo trực tiếp trên nền tảng này. Điều này đảm bảo rằng bài viết không bị mất đi hoặc phải sửa lại khi có sự cố về kết nối mạng.
- Ngoài ra, Google Tài liệu hỗ trợ và tương tác với nhiều công cụ xử lý khác, bao gồm Document (văn bản), Spreadsheet (bảng tính), Presentation (trình chiếu), Form (biểu mẫu) và Drawing (vẽ). Điều này mang lại sự đa dạng và linh hoạt trong việc xử lý các loại tài liệu khác nhau.
3. Ưu và nhược điểm của Google Docs là gì?
Một số ưu điểm và nhược điểm khác mà Google Docs sở hữu
3.1. Ưu điểm
- Với ứng dụng Google Tài liệu, người dùng có thể trải nghiệm nhiều tính năng trực tuyến, giúp họ thao tác soạn thảo văn bản một cách dễ dàng mà không cần tải xuống máy.
- Một ưu điểm đáng chú ý là người dùng có thể chỉnh sửa văn bản trực tiếp ngay cả khi không có kết nối internet.
- Hơn nữa, ứng dụng cung cấp tính năng chia sẻ linh hoạt, cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ với nhiều người khác cùng một lúc. Họ có thể xem và cấp quyền chỉnh sửa trực tiếp trên nền tảng này, giúp tăng hiệu suất công việc.
3.2. Nhược điểm
- Khi người dùng tải về văn bản đã soạn trên Google Tài liệu, có thể xảy ra một số vấn đề nhỏ liên quan đến căn chỉnh lề và định dạng văn bản.
- Đôi khi, giao diện trên Google Tài liệu có thể gặp lỗi, đặc biệt khi người dùng thực hiện các thao tác như chèn hình ảnh.
- So với việc sử dụng Microsoft Word, khi sử dụng ứng dụng này, người dùng có ít lựa chọn tính năng hơn.
4. Tổng hợp những tính năng nổi bật có trên Google Docs
Dưới đây là tổng hợp các tính năng nổi bật có trên Google Docs mà bạn không nên bỏ qua.
4.1. Nói để nhập liệu văn bản
Để tiết kiệm thời gian, người dùng có thể sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói trong Google Tài liệu thay vì phải gõ văn bản. Việc sử dụng tính năng này rất đơn giản, chỉ cần điều hướng đến Công cụ và chọn Nhập liệu bằng giọng nói. Sau đó, biểu tượng micro sẽ xuất hiện và người dùng chỉ cần chọn ngôn ngữ muốn nói để bắt đầu nhập liệu.
4.2. Bổ sung font chữ mới
Để sử dụng font chữ khác và tạo điểm nhấn cho nội dung trên Google Tài liệu, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấp vào ô định dạng font chữ, giống như hình dưới đây. Chọn “Phông chữ khác” từ danh sách tùy chọn.
Bước 2: Chọn font chữ mà mình ưng ý > chọn OK là xong.
4.3. Nhận xét văn bản và trò chuyện
Tính năng nhận xét và trò chuyện trên Google Tài liệu là một công cụ vô cùng hữu ích cho việc đánh giá và giao tiếp với người dùng khác. Để sử dụng tính năng này, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tô đen dòng văn bản đó > chọn dấu + kế bên.
Bước 2: Sau đó nhập nội dung nhận xét > chọn Nhận xét là xong.
4.4. Sao lưu và lưu trữ các dữ liệu
Soạn thảo văn bản trên Google Tài liệu mang đến tính năng tự động lưu mọi thay đổi và cho phép người dùng dễ dàng sao chép tệp. Để sao chép tệp này, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn Tệp trên Thanh công cụ > nhấn vào Tạo bản sao.
Bước 2: Điền tên vào ô Tên > chọn Thư mục nơi lưu giữ bản sao và nhấn OK.
4.5. Chia sẻ dữ liệu với người khác
Như đã đề cập trước đó, ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến này cung cấp một tính năng hữu ích là khả năng chia sẻ dữ liệu với người khác. Có hai lựa chọn chia sẻ dữ liệu như sau:
Các thức thực hiện:
Bước 1: Chọn vào Tệp > nhấn Chia sẻ hoặc nhanh hơn là bạn nhấn vào biểu tượng Chia sẻ gần avatar của mình.
Bước 2: Nếu muốn chia sẻ cho một người chỉ định thì bạn copy gmail người ấy vào ô Thêm người và nhóm > sau đó chọn Quyền truy cập > nhập Lời nhắn và chọn Gửi.
Trong trường hợp bạn muốn chia sẻ tài liệu cho bất kỳ ai có đường link truy cập thì chọn Thay đổi > chọn Bất kỳ ai có đường liên kết > chọn quyền chia sẻ phù hợp cho họ và nhấn Xong để hoàn tất.
4.6. Đem lại chế độ làm việc offline
Người dùng có thể tự do chỉnh sửa tài liệu trong Google Docs khi làm việc ở chế độ offline. Để sử dụng tính năng này, bạn có thể làm theo các bước sau:
4.7. Kiểm tra lịch sử hoạt động của file
Trên Google Docs, bạn có thể tận dụng tính năng kiểm tra lịch sử chỉnh sửa của tệp để lưu lại và theo dõi các phiên bản chỉnh sửa một cách tiện lợi. Đồng thời, nếu bạn không hài lòng với phiên bản hiện tại, bạn cũng có thể khôi phục lại các phiên bản trước đó. Dưới đây là hai cách để thực hiện điều đó:
Cách 1: chọn Tệp > nhấn vào Lịch sử phiên bản > chọn Xem lịch sử phiên bản.
Cách 2: Nhấn tổ hợp đồng thời trên bàn phím Ctrl + Alt + Shift + H. Lúc này Docs sẽ hiển thị lịch sử chỉnh sửa theo từng khung thời gian, nếu bạn muốn khôi phục: chọn Phiên bản muốn khôi phục > chọn vào dấu 3 chấm và chọn Khôi phục phiên bản này.
4.8. Tích hợp nhiều tiện ích
Trên Google Docs, bạn cũng có nhiều tùy chọn tích hợp khác như Add-ons. Khi bạn nhấp vào Add-ons, sẽ hiển thị một kho tiện ích cho phép bạn tìm kiếm và cài đặt các tiện ích phù hợp với nhu cầu của mình hoặc xóa chúng theo ý muốn.
4.9. Thêm mới và cập nhật mục lục
Để sử dụng tính năng này, người dùng cần tạo một bảng mục lục cùng với các tiêu đề chính trong văn bản trên Google Docs. Bằng cách chọn vào mục “Normal text”, bạn sẽ thấy xuất hiện một loạt tùy chọn bên dưới, và bạn có thể sử dụng chúng theo mục đích của mình.
4.10. Tìm kiếm online
Trên giao diện của Google Docs, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin bằng tính năng tìm kiếm trực tuyến. Nếu bạn muốn giải thích hoặc tìm kiếm một khái niệm cho một cụm từ trong văn bản, bạn có thể thực hiện các bước sau: bôi đen từ đó, nhấp chuột phải và chọn “Định nghĩa” hoặc “Khám phá” để tra cứu ngay trên ứng dụng này.
5. Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs chi tiết và đơn giản nhất
Dưới đây là tổng hợp các hướng dẫn cách sử dụng Google Docs chi tiết, đơn giản và dễ hiểu nhất mà bạn không nên bỏ qua.
5.1. Cách truy cập vào Google Docs
Hướng dẫn cách truy cập vào Google Docs
Bước 1: Trước tiên, bạn cần có tài khoản Google hoặc phải tạo Tài khoản Google trước.
Bước 2: Vào Google Drive của bạn tại đây > chọn vào mục Menu > chọn Tài liệu.
Bước 3: Để tạo tài liệu mới, bạn chọn Trống > để đổi tên tài liệu hãy chọn vào góc trái trên cùng > nhập tên tài liệu và nhấn ra ngoài.
Sau đó, bạn chỉ cần soạn thảo văn bản ngay trên này và Docs sẽ tự động lưu lại tại Drive cá nhân.
5.2. Cách thêm mới file từ máy tính lên Google Docs
Cách thêm mới file từ máy tính lên Google Docs
Bước 1: Truy cập vào Google Drive của mình > chọn Drive của tôi.
Bước 2: Tại giao diện này > chọn Tải tệp lên, chọn vào tệp mà mình muốn tải > nhấn Open là xong.
5.3. Cách chia sẻ tài liệu của mình cho người khác
Để chia sẻ tài liệu của bạn với người khác, bạn có thể làm theo các bước sau: chọn “Chia sẻ”, sau đó nhập địa chỉ email hoặc sao chép liên kết chia sẻ và gửi cho người bạn muốn chia sẻ. Đồng thời, bạn có thể điều chỉnh các quyền truy cập để họ có thể dễ dàng truy cập hoặc chỉnh sửa tài liệu.
5.4. Cách tải tài liệu Google Docs về máy
Cách tải tài liệu Google Docs về máy
Mở Tài liệu mà bạn muốn tải về > chọn Tệp > nhấn Tải xuống, sau đó chọn vào các định dạng mà mình muốn tải là xong.
6. Các lưu ý khi sử dụng Google Docs
Google Docs có rất nhiều các tính năng hữu ích, tuy vậy chúng vẫn còn tồn tại một số lưu ý mà bạn cần để tâm:
- Để tránh mất dữ liệu khi nhập nội dung trên ứng dụng này, bạn nên kích hoạt tính năng cho phép chỉnh sửa khi không có kết nối mạng.
- Đồng thời, để hạn chế việc tài liệu bị chỉnh sửa bởi người khác, bạn nên thiết lập quyền chỉnh sửa.
- Khi tải về máy, văn bản có thể gặp một số lỗi về trình bày hoặc định dạng, vì vậy trước khi tải xuống, hãy kiểm tra kỹ.
7. Tổng kết
Bạn đã từng nghe qua Google Docs, nhưng bạn chưa hiểu rõ về nó? Đừng lo lắng, trong bài viết này PUBGPCFREE.COM sẽ giải thích chi tiết về Google Docs, từ những tính năng cơ bản đến cách sử dụng nó. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những tính năng hữu ích của ứng dụng này.
