Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân được phát triển bởi Microsoft, được sử dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp và cơ quan. Trong bài viết này, cùng PUBGPCFREE.COM tìm hiểu chi tiết về phần mềm này và cung cấp hướng dẫn từng bước cài đặt và sử dụng cho người mới bắt đầu.
1. Outlook là gì?
Microsoft Outlook là một phần mềm được phát triển bởi Microsoft Office, chức năng chính của nó là quản lý email của người dùng trên nhiều nền tảng khác nhau. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ quản lý thông tin cá nhân bao gồm công việc, lịch làm việc, quản lý danh sách liên hệ, ghi chú và duyệt web. Microsoft Outlook có thể hoạt động độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác để phục vụ cho nhiều người dùng trong một tổ chức.
Ví dụ, Outlook cung cấp tính năng hỗ trợ chia sẻ hộp thư, gửi lịch biểu, trao đổi các thư mục chung và lên lịch các cuộc họp. Tuy nhiên, để truy cập vào phiên bản đầy đủ của phần mềm này, người dùng sẽ phải trả một khoản phí tương ứng.
2. Tổng hợp 9 ưu điểm nổi bật trên Outlook có thể bạn chưa biết
Kế đến, hãy cùng bài viết tổng hợp qua 9 tính năng nổi bật trên Outlook dưới đây nhé.
2.1. Tốc độ truy cập cao
Tính năng email của Microsoft Outlook là một trong những tính năng được người dùng sử dụng nhiều nhất. Phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không có giới hạn về không gian lưu trữ và hệ thống email được sắp xếp theo dung lượng và thời gian nhận và gửi, giúp người dùng dễ dàng tra cứu email. Ngoài ra, Microsoft Outlook cũng hỗ trợ gửi các tệp đính kèm trong email với dung lượng lớn bằng cách kết hợp với OneDrive và SkyDrive. Người dùng cũng có thể khôi phục email đã xóa trong một khoảng thời gian giới hạn ngay cả khi đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.
2.2. Không gian lưu trữ rộng mở, không giới hạn
Phần mềm này có một hệ thống lưu trữ vô cùng rộng lớn, không hề giới hạn. Mỗi khi email được tạo và gửi đến thiết bị, chúng sẽ tự động được phân loại theo dung lượng và thời gian nhận, giúp người dùng dễ dàng theo dõi.
2.3. Chống spam và bảo mật tốt
Phần mềm này được trang bị tính năng chống thư rác (spam) hiệu quả, cho phép người dùng chặn các email từ địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Bên cạnh đó, người dùng có thể tạo ra địa chỉ email dùng một lần cho các hoạt động gửi thư hoặc email marketing, giúp tránh nhận các email rác từ hệ thống tự động. Hơn nữa, người dùng có thể dễ dàng tạo, xóa và thay đổi địa chỉ email hoặc đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt.
2.4. Hỗ trợ đa dạng kết nối, mạng xã hội
Trong các tình huống gấp hoặc bận rộn, người dùng thường gặp vấn đề quên đính kèm tệp tin khi gửi email. Tuy nhiên, phần mềm này cung cấp một tính năng hỗ trợ người dùng bằng cách ngăn chặn việc gửi email thiếu tệp tin thông qua việc gửi thông báo một cách dễ dàng. Điều này giúp người dùng tránh tình trạng quên đính kèm tệp tin và đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng đều được chuyển đến đích một cách đầy đủ.
2.5. Có khả năng chặn gửi mail khi quên đính kèm tệp
Microsoft Outlook có tính năng cảnh báo mục mới, giúp người dùng nhận được thông báo khi có email mới được gửi đến hộp thư, giúp tránh bỏ lỡ các email quan trọng.
2.6. Thông báo những thư quan trọng
Phần mềm Outlook được trang bị tính năng cảnh báo cho mục thư mới, giúp người dùng nhận được thông báo khi có email mới được gửi đến hòm thư của họ. Điều này giúp người dùng tránh bỏ lỡ các email quan trọng và đảm bảo rằng họ luôn nhận được thông tin kịp thời.
2.7. Mở được nhiều cửa sổ Outlook trong cùng 1 lúc
Một tính năng thú vị trên Microsoft Outlook mà nhiều người dùng ưa chuộng là khả năng mở nhiều cửa sổ cùng lúc. Người dùng có thể chọn các tác vụ trong ứng dụng để mở trực tiếp hoặc mở trong một cửa sổ mới. Tính năng này rất tiện lợi nếu người dùng muốn sử dụng nhiều tính năng khác nhau của ứng dụng cùng một lúc.
2.8. Không bị bỏ lỡ chuyến bay
Nếu người dùng nhận được thông tin về đặt chuyến bay, thông tin khách sạn, hay thuê xe qua email, phần mềm này sẽ tự động thêm thông tin đó vào lịch sử sử dụng. Ngoài ra, nó cũng sẽ liên kết với các thông tin khác như xác nhận từ người dùng, theo dõi, hoặc liên kết khác. Nhờ tính năng này, người dùng có thể dễ dàng theo dõi lịch trình đã đặt trước thông qua lịch hiển thị và không bỏ lỡ bất kỳ chuyến bay hoặc sự kiện nào quan trọng.
2.9. Giúp tập trung hơn nhờ tính năng bỏ qua hội thoại
Microsoft Outlook cung cấp tính năng bỏ qua toàn bộ cuộc hi thoại, giúp người dùng tiết kiệm thời gian thay vì phải xoá từng thư một. Khi sử dụng tính năng này, toàn bộ thư trong cuộc hội thoại sẽ được chuyển vào mục đã xóa một cách nhanh chóng.
3. Phiên bản Outlook mới nhất hiện tại
Vào năm 2013, phiên bản Outlook được cập nhật mới nhất được ra mắt, đem lại nhiều cải tiến và tận dụng những ưu điểm từ phiên bản trước.
Phiên bản Outlook 2013 được bổ sung thêm các tính năng ưu việt, bao gồm khả năng dịch tự động, giúp người dùng dễ dàng dịch ngôn ngữ một cách nhanh chóng.
Ví dụ, nếu đối tác của bạn đã thêm một sự kiện vào lịch trình chung với ngôn ngữ là tiếng Anh, Outlook sẽ tự động hỗ trợ bạn dịch sang tiếng Việt trên lịch trình của mình. Đồng thời, hiệu suất và độ ổn định khi nhận và gửi email cũng đã được nâng cấp đáng kể trong phiên bản mới này.
4. So sánh giữa Outlook và Gmail: Cái nào tốt hơn?
Outlook và Gmail là hai phần mềm được sử dụng để quản lý email, tuy nhiên, vẫn có sự khác biệt rõ ràng giữa chúng. Về giao diện, nhiều người dùng đánh giá giao diện của Outlook khá nghiêm túc và phù hợp với môi trường công sở hơn. Các thao tác trên Outlook cũng phải thực hiện thủ công nhiều hơn, tuy nhiên, kết quả thu được sẽ gọn gàng và chỉnh chu hơn. Trong khi đó, giao diện của Gmail dễ nhìn, thân thiện với người dùng, dễ dàng sử dụng và chỉnh sửa nhanh chóng.
Về tính năng, cả hai phần mềm đều được đánh giá rất tốt và hỗ trợ người dùng sử dụng trên đa nền tảng thiết bị tiện lợi. Tuy nhiên, Outlook có nhiều tính năng hơn về lịch trình công việc, hỗ trợ các mẫu mail, tạo chữ ký chuyên nghiệp cho người dùng văn phòng. Outlook cũng có tính năng thống kê số liệu liên quan đến email chi tiết hơn.
Về tính bảo mật, cả hai phần mềm đều được cải tiến và nâng cấp liên tục để mang đến trải nghiệm an toàn nhất cho người dùng.
5. Hướng dẫn cài đặt và đăng ký Outlook dành cho người mới
Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá từng bước để cài đặt và đăng ký tài khoản Outlook cho người mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
5.1. Tải Outlook về trên máy
Đầu tiên, bạn có thể tiến hành cài đặt hoặc sử dụng bản dùng thử miễn phí của Outlook bằng cách truy cập vào liên kết Tại đây. Kế tiếp, để đăng ký một tài khoản mail Outlook từ Microsoft, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Trên giao diện trang web chính, bạn hãy nhấp vào biểu tượng hình người ở góc phải trên cùng của màn hình để chuyển đến trang đăng nhập. Tại đây, bạn hãy chọn “Tạo tài khoản”.
Bước 2: Tại trang tạo tài khoản, bạn có thể sử dụng đuôi email outlook.com hoặc outlook.com.vn và nhấp “Tiếp theo” để tiến đến bước tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng số điện thoại của mình để đăng ký tài khoản nhanh chóng hơn.
Bước 3: Trên trang này, bạn cần nhập mật khẩu của tài khoản Outlook của mình và sau đó nhấn “Tiếp theo”. Sau khi làm điều này, một trang hộp thư mới sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập “Họ và tên”. Hãy điền thông tin này và nhấn “Tiếp theo”.
Bước 4: Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin về “Quốc gia” bạn đang sinh sống và “Ngày tháng năm sinh” của bạn. Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy chọn “Tiếp tục”. Sau đó, bạn sẽ phải xác thực bằng việc giải captcha để chứng minh rằng bạn không phải là người máy. Quá trình này sẽ hoàn thành bước tạo tài khoản.
Sau khi hoàn thành các bước đăng ký, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện chính của Outlook để bắt đầu sử dụng tài khoản mới đăng ký. Tại đây, người dùng có thể truy cập vào hộp thư đến, hộp thư đã gửi và thư rác để quản lý email của mình.
5.2. Tạo 1 email mới cho mình
Người dùng có thể tạo các thư mục tuỳ ý như “Hộp thư đến” và sau đó chọn “Tạo thư” để tạo một email mới cho mình.
5.3. Trả lời hoặc chuyển tiếp mail
Người dùng có thể lựa chọn “Trả lời” hoặc “Chuyển tiếp” email một cách nhanh chóng trên thanh công cụ hoặc thanh đọc.
5.4. Lên lịch cho cuộc họp
Người dùng có thể truy cập vào mục “Lịch” để tạo lịch trình cho cuộc họp mới một cách nhanh chóng.
6. Lưu ý khi dùng Outlook
Đây là một phần mềm được phát triển và sản xuất bởi Microsoft, một tập đoàn công nghệ hàng đầu. Outlook đã được tích hợp và cài đặt sẵn trên các thiết bị sử dụng hệ điều hành của nhà sản xuất. Để kiểm tra xem Outlook đã được tích hợp trên máy hay chưa, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm trên menu Start để tra cứu. Trên hệ điều hành MacOS, bạn có thể tìm thấy Outlook trong mục “Finder” trên thanh Sidebar, nằm ngay dưới “Applications”.
7. Giải đáp những điều còn thắc mắc về Outlook
Cuối cùng, hãy cùng nhau giải đáp một số thắc mắc cho người dùng mới về Outlook dưới đây nhé.
Outlook và Email giống hay khác nhau?
Outlook là một ứng dụng email được thiết kế để giúp người dùng gửi và nhận email một cách nhanh chóng và thuận tiện. Đây là một chương trình phần mềm đã được cài đặt sẵn trên máy tính, cho phép người dùng truy cập vào hộp thư đến và hộp thư đã gửi để quản lý email của mình. Outlook cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm lịch biểu, danh bạ, và công cụ tổ chức công việc, giúp người dùng tăng cường năng suất và quản lý công việc một cách hiệu quả.
Có dùng được Gmail trong Outlook hay không?
Hiện nay, với phiên bản Outlook for Microsoft 365 – một phiên bản cập nhật mới nhất của phần mềm, người dùng đã có khả năng thêm tài khoản Gmail vào Outlook để sử dụng một cách thuận tiện hơn. Điều này giúp người dùng quản lý và truy cập vào tài khoản Gmail của họ trực tiếp từ giao diện Outlook.
Dùng Outlook có phải là giải pháp tối ưu nhất cho người sử dụng mail không?
Outlook là một trong những phần mềm hỗ trợ tối ưu hoá quản lý cá nhân tốt nhất. Bởi cách sử dụng trên nó rất đơn giản, dễ dàng thao tác. Người dùng sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức khi làm việc. Giúp nâng cao được năng suất làm việc được tốt hơn, kèm theo các tính năng nâng cao phù hợp với nhu cầu sử dụng của người dùng hiện nay, giúp tiếp cận được càng nhiều khách hàng và chiếm được niềm tin của người dùng.
8. Tổng kết
Bài viết “Outlook là gì? Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cho người mới” đã tổng hợp đầy đủ thông tin về các tính năng nổi bật của Outlook và cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký và sử dụng phần mềm này. Hy vọng rằng thông tin được cung cấp trong bài viết sẽ giúp độc giả có cái nhìn rõ ràng và hiểu hơn về cách hoạt động của Outlook.
